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Human multitasking

¿Cuántas cosas crees que puedes hacer a la vez? ¿Eres de los que se define como multitarea?

El multitasking o multitarea (como suele traducirse al castellano) es un término asociado a la posibilidad de que un sistema ejecute múltiples procesos a la misma vez. Un término utilizado pare describir al software que, en el caso de personas, hay quienes están convencidos de que es posible extrapolar.

Los nuevos entornos de trabajos tan exigentes, exigen que ejerzamos el rol del human multitasking. Un simple ejemplo, la inmediatez en la respuesta de emails conlleva estar conectados continuamente y, a su vez, ello supone tener a nuestro organismo siempre alerta de las novedades que puedan requerir nuestra atención.

En nuestro día a día, hay momentos en los que podemos hablar por teléfono y apuntar unas notas, escribir un email mientras damos un recado a nuestro compañero y, una de las cosas que más requiere nuestra atención dividida, estar al tanto continuamente de nuestras redes. Y con ello, no solo me refiero a los emails que notifica nuestra bandeja de entrada, sino también a una conversación de whatsapp o aquellas notificaciones que tenemos en nuestro smartphone constantemente alertándonos de las actualizaciones.

Por eso, trabajamos teniendo activas las notificaciones de correo o de nuestro smartphone y, si tenemos la oportunidad, actualizamos continuamente. Pero son tantas las notificaciones que recibimos, que son incontables las veces que desviamos la atención de aquello en lo que realmente hemos de concentrarnos, que es nuestra tarea presente.

Y, por mucho que nos pese, se ha demostrado científicamente que tiene consecuencias negativas para nuestra capacidad de concentración y nuestra productividad que se ven reducidas. Cada vez son menos los minutos que podemos estar concentrados en una misma tarea, por ese estado de alerta en el que nos encontramos y una de las consecuencias es que nuestro nivel de ansiedad se incrementa.

Porque, en realidad, cuando creemos que estamos haciendo varias cosas a la vez, con cientos de emails en una pantalla y varios informes o varios documentos que tenemos que entregar en otra; estamos reduciendo nuestra productividad. Y eso es porque no nos damos cuenta de que al contrario de estar concentrados, estamos cambiando rápidamente de una tarea a la otra. No podemos mantener la concentración en varias cosas a la vez, lo que hacemos es conectar y desconectar nuestro cerebro a la tarea que estemos prestando atención en ese momento.

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El multitasking genera un gasto de energía enorme para nuestro cerebro.

Y todo ello, supone un sobreesfuerzo mental que genera un gasto de energía enorme para nuestro cerebro y, por eso, nos sentimos agotados después de haber estudiado o trabajado todo el día.

Para ver toda la información de lo que ocurre a nuestro cerebro con esta práctica, quería compartir con todos un artículo del neurocientífico Daniel J. Levitin en el que se explican científicamente las claves.

He aquí un extracto del texto “Why the modern world is bad for your brain?” del nombrado profesor Levitin en The Guardian:

[…] Asking the brain to shift attention from one activity to another causes the prefrontal cortex and striatum to burn up oxygenated glucose, the same fuel they need to stay on task. And the kind of rapid, continual shifting we do with multitasking causes the brain to burn through fuel so quickly that we feel exhausted and disoriented after even a short time. We’ve literally depleted the nutrients in our brain […]

Resulta, que agotamos los nutrientes de nuestro cerebro, incrementamos la ansiedad y los niveles de cortisol. Y, todo esto, por el simple hecho de querer hacer tareas simultáneamente. Algo a lo que parece que estamos acostumbrados pero que está causando efectos secundarios en nuestro organismo.

Además, aunque la creencia es la contraria, también a nivel organizacional se están reduciendo los niveles de productividad. Parece ser que estamos erróneamente convencidos de que podemos hacer varias cosas a la vez, porque nos hemos acostumbrado a ello y nuestro entorno nos requiere estar continuamente conectados, sin tener en cuenta las contraindicaciones.

Quizás valga la pena antes de empezar una tarea programar el tiempo adecuado y minimizar las interferencias. Tal vez, si es necesario recordar la diferencia entre lo que es importante y urgente, porque ser más selectivos sobre en qué tareas debemos concentrarnos es lo que nos hará realmente personas más eficientes.

 

¿Realmente es tan urgente?

« Suena el teléfono de la oficina mientras hablas por el móvil. De fondo rechista el email, tienes 83 mensajes sin leer en la bandeja de entrada y subiendo. Intentas seguir la conversación mientras piensas que ya son las 12 de la mañana y tan siquiera te has tomado un café. Tienes que tomar nota de las instrucciones que te dan mientras hablas, pero ¡dónde has puesto el boli! Busca un papel, intenta que la tinta salga, “¿podría repetirme el número de teléfono? Le llamaré lo antes posible” Cuelgas, sigue sonando el fijo pero cuando aciertas a descolgar ya han colgado… »

Quizás te veas reflejado en algún momento de tu jornada, sientes que las agujas del reloj no marcan a 60 segundos el minuto, sino que pueden haber acelerado misteriosamente y ahora el tiempo corre al doble de velocidad, solo treinta segundos por minuto, treinta minutos por hora y cuando te das cuenta ya se te ha ido el día.

Mientras, tú no has hecho nada más que apagar fuegos, cuál bombero al sonar de la campana… salvo que tú no te deslizas por una barra pareciendo un héroe, se te intuye detrás de todos esos papeles y anotaciones, pensándolo bien te asemejas más un antihéroe: despeinado, ojeroso y con mono de café.

Piensas… ¿y ahora qué? 

Tranquilo, todos hemos tenido algún momento de nuestra vida en la que diferenciar lo urgente de lo importante es complicado y echarle la culpa a la situación no nos da la solución. Por eso, aprender a diferenciar entre aquello que realmente requiere nuestra atención inmediata y aquello que puede esperar, nos puede facilitar mucho la gestión del tiempo.

Una de las herramientas que me parecen más sencillas para conocer lo que debo priorizar, es la Matriz de Eisenhower que representa gráficamente un sistema de clasificación de tareas.

La matriz diferencia entre tareas “Importantes” y “Urgentes” y, dependiendo en qué cuadrante esté, podremos tomar decisión de: hacerla inmediatamente, planificarla y hacerla en otro momento, delegarla (si es que podemos) o, simplemente,  desecharla.

Aquí la puedes ver gráficamente (en mi caso los colores también son significativos, pues de una manera más visual me facilitan la clasificación)

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Matriz de Eisenhower

De este modo, podremos observar que si el email que acabamos de recibir es muy importante pero su respuesta puede esperar a mañana, quizás podamos anotarlo en la agenda para no olvidarlo y decidir cuándo es el momento oportuno en el que podremos dedicar el tiempo necesario para contestarlo. Una buena planificación de tareas nos permitirá gestionar nuestro tiempo eficazmente y ser más productivos. Contestando a la pregunta inicial que planteaba, ¿realmente es tan urgente?

Yo llevo mi matriz anotada en la agenda, para cuando tengo un día de antihéroe poder consultarla y así decidir cómo priorizarlas. ¿Y tú? ¿Diferencias entre las tareas para decidir cuál afrontar primero? Me gustaría conocer tu experiencia.