Efectos secundarios y la importancia de planificar el feedback

Hace unas semanas hablábamos de la realimentación, más comunmente conocido como feedback, por su nombre en inglés. Hablábamos de los beneficios y de las barreras que se pueden presentar cuando llega el momento. En el post de esta semana hablaremos de los efectos secundarios que puede tener un “mal” feedback y también de lo importante que es planificar la realimentación.

Antes que nada, vamos a ponernos en situación y recordar cuáles son las barreras que nos podemos encontrar ante alguien a quien vamos a dar feedback, ya lo hemos comentado pero, brevemente, vamos recordarlo:

  • La actitud: podemos encontrarnos con colaboradores con una actitud negativa ante el proceso sin darnos una oportunidad para que hagamos de ello algo productivo.
  • Defensa ante un ataque: muy relacionado con la actitud es el posicionamiento a la defensiva del evaluado, esta situación se produce cuando se delega toda la responsabilidad del feedback en quien nos lo da porque consideramos que es algo impuesto y no tenemos ninguna influencia, no hay opciones para acordar medidas para mejorar, sino que toda la palabra la tiene el interlocutor.
  • La distancia: otra de las barreras con las que nos encontrábamos era suponer, de antemano, que la persona que le da feedback no conoce la situación real de operativa o de nuestro día a día. Es decir, suponer que existe una distancia entre la situación que va a evaluar y la situación real.
  • Cambios: y, también puede ocurrir, que exista una barrera cuando consideramos que la persona que acaba de llegar no nos conoce lo suficiente y no tiene criterio para aportarnos información relevante.

#Efectos negativos de un mal feedback

Además de las barreras al feedback con las que nos podamos encontrar y que ya comentamos en el anterior post, tenemos que tener en cuenta que al dar realimentación o feedback podemos ocasionar algunos efectos secundarios, o negativos. Algunos de ellos son:

  • Sensación de control: sentimiento de que es una medida de presión más que de reconocimiento. El colaborador se siente juzgado y controlado en el proceso de realimentación, no confía en el feedback y no ve la utilidad que tiene. Explicarle bien en qué consiste esta realimentación y hacerle partícipe del proceso va a ser una de nuestras responsabilidades.
  • No asumir responsabilidades: suponer que el proceso de realimentación es algo que me obligan a hacer y yo no tengo responsabilidad, hacerle ver el nuevo punto de vista en el que él pueda participar y aportar medidas, y también soluciones va a ser uno de nuestros objetivos en el feedback.
  • Falta de interés: al no considerar que el feedback tiene efectos positivos, muchos colaboradores pierden el interés.
  • Comunicación: cuando la comunicación no es clara, ni transparente, puede generarse una sensación de desconfianza por parte del colaborador. El feedback no tendrá resultados positivos, sino que se asumirá como un proceso impuesto, un trago por el que hay que pasar. Es nuestra función que el colaborador confíe en que la realimentación es un proceso necesario y constructivo.

#Cómo planificar el feedback

Para evitar estos errores e intentar que el proceso de realimentación sea lo más productivo posible, vamos a ver algunas pautas para planificar un feedback.

  1. Programarlo: es importante fijar una fecha y lugar adecuados para los participantes, incluyéndonos a nosotros mismos. Quizás un lunes a primera hora, tengamos muchos asuntos pendientes por resolver y no sea un buen momento, por lo que podríamos buscar un día y momento en el que no preveamos tener interrupciones, cuando preveamos que tengamos un rato distendido, cuando se prevea menor carga de trabajo para poder centrar toda nuestra atención en el feedback.
  2. Actitud: tener una actitud cercana y que favorezca la comunicación es importante. Tener en cuenta la importancia no sólo de nuestras palabras, sino también de nuestra comunicación no verbal. Respecto a la comunicación verbal, hay técnicas que pueden ayudarte a dar mensajes más positivos, como la técnica del sandwich o, si conoces otra y estás habituado, aquella que te resulte más útil. Un ejemplo de la “técnica del sandwich” podría ser:
    • (+) Mensaje positivo: empezar por un mensaje positivo la conversación para intentar que la predisposición del empleado sea positiva.
    • (-) Mensaje de cosas a mejorar: no es un mensaje negativo, si no algo constructivo que podemos mejorar.
    • (+) Mensaje positivo: reforzar las ideas con un mensaje positivo.
  3. Esquema: para no perdernos en divagaciones y alargar innecesariamente esta reunión, es muy útil llevar un esquema de aquellos puntos que queremos tratar. No es necesario tener un orden del día, pero sí que tengas claro qué temas quieres tratar y qué ideas quieres transmitir.
  4. Preparación: no todos los colaboradores van a reaccionar de la misma manera ante los comentarios que se hagan en una sesión de realimentación, debemos estar preparados para las diferentes respuestas, desde la más positiva y entusiasta, hasta la más reactiva y complicada.
  5. Plan de acción: al igual que planificas, preparas e intentas tener la actitud adecuada; es importante que se genere un plan de acción como resultado del proceso de feedback. Establecer nuevos objetivos, facilitar nuevas acciones formativas tanto de reciclaje, como de habilidades, etc. es ahora el momento de establecer nuestro plan de acción. La realimentación nos va a permitir tomar medidas útiles y positivas.

#La importancia de un buen feedback, cómo conseguir una buena realimentación

Llegado este momento, que conocemos los efectos secundarios que puede tener el feedback, podemos darnos cuenta de la importancia que tiene una buena realimentación.

Aquí van algunas pistas o tips que te ayudarán a que el feedback sea efectivo:

  • Que el feedback sea descriptivo, que no evalúe: basarse en hechos dará credibilidad a nuestro discurso, a la vez que será una base objetiva para defender nuestros argumentos. Generalizar no es lo adecuado en estas situaciones, el feedback tiene que hacerse sobre hechos reales. Además, para la realimentación hay que tener siempre presente que estamos haciendo una evaluación sobre hechos, no sobre las personas.
  • Que la información transmitida sea útil: es decir, centrarse en lo importante, si tenemos un orden de temas que tratar, es importante dedicar el tiempo necesario a cada cuestión y descartar reproches que nos lleven a una conversación indeseada. Es posible que con un colaborador con actitud negativa ante el feedback, la conversación tienda a coger un rumbo no deseado, por eso, es importante tener muy claro nuestros puntos a tratar en este proceso de realimentación y, como acabamos de comentar, tener muy claro que no se trata de un asunto personal, sino de mejoras que afecten a nuestro trabajo. El feedback no es un momento para reproches personales de ninguna de las partes, sino una oportunidad de mejorar.
  • Sin miedo: por ambas partes, por supuesto. Igual que damos feedback, tenemos que estar dispuestos a recibirlo. Si se realiza un buen feedback no todo lo que nos digan nuestros colaboradores va a ser positivo, nosotros también tendremos que afrontar áreas de mejora en las que tengamos que trabajar. Por eso, no debemos temer a la realimentación.
  • Que permita la comunicación bidireccional: recuerda que no eres únicamente el emisor de un mensaje al espacio infinito, sino que en tu conversación habrá un receptor que puede tener una opinión diferente a la tuya, que puede tener dudas e incluso que puede darnos una explicación concisa de aquello que estamos reclamando como mejorable. Incluso, es posible, que no confíe en el feedback. Por eso, la escucha activa es vital para que esa conversación se produzca y se facilite la confianza suficiente para que el proceso de realimentación sea relajado y productivo.

 

Con este post y el post anterior, Realimentación, feedback, hemos tratado los aspectos más relevantes del feedback, las barreras con las que nos encontraremos, la actitud, la importancia de planificar el proceso y algunas ideas para conseguir un buen feedback.

Respecto a la actitud, que es uno de los pilares de una buena realimentación o feedback, os dejo un enlace a un corto animado que resume de una forma graciosa, lo importante que es la actitud para superar obstáculos y conseguir objetivos. El corto se titula “Bridge” de Ting Chiang Tey para Disney.

20170124 Youtube Corto Bridge.png

Si tomamos desde un principio una actitud de escucha activa ante la realimentación, con crítica constructiva y respetando a nuestro interlocutor, es muy probable que con el feedback lleguemos a soluciones y acuerdos que favorezcan a ambas partes.

Me gustaría conocer tu opinión, ¿cómo afrontas el feedback? ¿lo consideras útil?

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s