Realimentación, feedback

El feedback es una de las herramientas de comunicación más necesarias para el desarrollo de nuestra actividad.

Cuando hablamos de feedback o realimentación hablamos de un proceso compartido en el que poder poner en común puntos de vista, preocupaciones y sugerencias de una o varias personas, con el fin de mejorar.

Muchas veces, nos incomoda el hecho de tener que dar o recibir esta realimentación y es que, existen algunas barreras a las que nos enfrentamos que pueden condicionar la experiencia en este paso. Pero dar feedback es algo muy positivo, y tiene muchas ventajas que me gustaría mencionar:

  • Mejora la comunicación de la organización: las personas reciben información sobre lo que hacen y la importancia de su labor para el desarrollo de la actividad en la empresa. Además, es el momento propicio para aclarar las dudas que puedan tener ambas partes.
  • Incrementa la confianza: favorece que se consoliden las relaciones en la organización.
  • Pertenencia: favorece el sentimiento de pertenencia a la organización.
  • Es motivador: premia con palabras los comportamientos de los colaboradores que queremos que se sigan dando en nuestra organización e intenta disuadir aquellos que no son deseados o son desacordes con la cultura empresarial.
  • Es bidireccional: es una oportunidad para intercambiar puntos de vista sobre una misma situación, es muy probable que a la vez que das el feedback recibas mucha información sobre tus colaboradores que te aporten un nuevo punto de vista, o incluso que te hagan recapacitar sobre posibles acciones a tomar en cuenta en un futuro.
  • Crítica constructiva: si se plantea el feedback adecuado, ambas parten pueden sacar beneficios de la crítica constructiva porque se comparte información y se pueden llegar a acuerdos.
  • Mejora continua: forma parte del proceso de calidad total y mejora continua. En el post anterior, hablaba sobre la importancia de las personas y la calidad, aquí os dejo un enlace directo.

Si bien, como hablaba al principio, muchas veces pensamos que el feedback es algo incómodo, no muy bien definido y que tenemos que hacerlo por obligación. Es aquí cuando surgen las barreras del feedback y éste se convierte en algo por lo que tenemos que pasar pero en lo que no confiamos, en ocasiones, nos encontramos en el caso de que tenemos que dar feedback a alguien y no sabemos por dónde empezar.

Los principales errores que podemos cometer como responsables de dar el feedback y que es conveniente tener identificados de antemano, son:

  • No confiar en el proceso: dar feedback a nuestros colaboradores es un proceso individualizado que no puede ser sistematizado, es un proceso importante para el correcto desarrollo de la actividad de nuestros colaboradores y no confiar en el proceso nos llevará a realizar un feedback mediocre e inútil.
  • Preparación: es importante dedicar el tiempo necesario a preparar la reunión de feedback, tener suficiente información sobre el tema que vamos a abordar, por ejemplo, si es necesario recopilar datos requeriremos tiempo…
  • Darle la importancia necesaria: hay quienes consideran que es una pérdida de tiempo debido a que sus colaboradores ya conocen cómo se tiene que trabajar. Pero nada más lejos de la realidad, tener una actitud abierta ante estos procesos de diálogo facilitará que nuestros colaboradores expresen dudas sobre el proceso, sobre el funcionamiento de la organización o sobre los planes futuros de la misma. Es una buena oportunidad para resolver estas dudas y analizar el porqué de estas preguntas, quizás debamos plantearnos si está funcionando bien nuestra estrategia de comunicación interna, o si debemos cambiar algo.
  • Simplificar el feedback: tiene mucha relación con el punto anterior, es importante que demos a este proceso la importancia que necesita, no vale de nada decirle al colaborador que está todo bien y que no tiene problemas mientras exista algún punto en el que podamos mejorar.
  • La actitud: ver el proceso como algo que no va con nosotros, sino que nos han impuesto y que es necesario cumplir el trámite.
  • Balones fuera: acusar a terceros, atender a rumores, acusar al poco tiempo que llevamos trabajando juntos.

También puede ocurrir que estas barreras ante el proceso del feedback, no vengan desde la persona encargada de proporcionarlo, sino que somos nosostros mismos las que las ponemos cuando lo recibimos.

  • La actitud: muchas veces nos encontramos con colaboradores, o nosotros mismos, con una actitud negativa ante el proceso. Puede ser que hayamos tenido malas experiencias anteriores o que, simplemente, consideremos que es un trámite por el que la empresa nos obliga a pasar sin que saquemos nada en claro. En estos casos, es necesario que veamos, o hacer ver a la persona a quien se le da el feedback, que este proceso es importante por todos los beneficios que hemos enumerado anteriormente.
  • Defensa ante un ataque: además de la actitud de incredulidad ante el proceso, muchas veces delegamos toda la responsabilidad del feedback en el responsable del mismo, porque consideramos que el plan de acción es algo impuesto y no puedo acordar medidas. Pero es todo lo contrario, el feedback es el momento adecuado para aclarar nuestra situación, nuestras inquietudes y proponer mejoras en las que nos podamos ver beneficiados (siempre que sean razonables).
  • La distancia: suponer, de antemano, que la persona que le da feedback no conoce la situación real de operativa o de nuestro día a día, es otra de las barreras. Hemos visto que el feedback favorece la confianza y la comunicación, por lo que el feedback es una oportunidad para dar nuestra opinión y percepción, generando una comunicación bidireccional.
  • Cambios: cuando existe un cambio de liderazgo, por ejemplo, es uno de los momentos en los que nuestra actitud ante el feedback cambia. Consideramos que la persona que acaba de llegar no nos conoce lo suficiente y no tiene criterio para aportarnos información relevante. Pero no nos damos cuenta de la importancia del feedback en este caso, una persona nueva que nos pueda dar su opinión y proponer alternativas será un aire fresco que nos proporcione una nueva visión sobre la situación. Una persona que carecerá de prejuicios y vicios adquiridos, es toda una oportunidad para encontrar nuevas visiones.

Por último, pero no por ello menos importante, existen barreras de situación que evitan que este proceso se desarrolle correctamente. Por ejemplo:

  • Tiempo: es importante establecer un espacio de tiempo determinado para el feedback, planificarlo nos ayudará a poder desarrollar nuestras ideas de manera adecuada y prepararnos para ello, tanto para quien lo da como para quien lo recibe.
  • Espacio: además, es conveniente hacerlo en un lugar tranquilo y propicio para la conversación. De nada nos servirá intentar dar feedback en un espacio lleno de interrupciones que no nos permita concentrarnos en lo importante.
  • Periodicidad: dar feedback únicamente en la evaluación de desempeño es insuficiente. La evaluación, de carácter anual, requiere que se de feedback pero no por ello es el único momento en el que debemos hacerlo. Es importante valorar cuándo es el momento necesario para ello.
  • Resultados: medir únicamente el resultado, no tener en cuenta el proceso es otro de los errores del feedback porque desvalorizaremos el esfuerzo y trabajo invertidos. En una situación ideal, los resultados siempre serían consecuencia del proceso, pero siendo realistas: esto no siempre ocurre, por lo que hay que ser justos y realistas con las personas a las que damos feedback.

Ahora que ya hemos visto los beneficios y las barreras que nos podemos encontrar ante el feedback o realimentación, podemos observar más críticamente un proceso en el que nos encontremos. Sabremos que existirán barreras a las que nos enfrentemos, tanto si damos el feedback como si lo recibimos, pero también sabemos los beneficios de hacerlo de manera periódica, sin juicio y favoreciendo la crítica constructiva.

En un próximo post me gustaría hablar de cómo sería el feedback útil y cómo podemos planificarlo. En caso de que se realice un feedback inadecuado a nuestros colaboradores, corremos el riesgo de que surjan determinados “efectos secundarios” que podrían afectar a las relaciones y la productividad de la organización, los veremos también.

 

No me quiero despedir sin pedirte tu opinión, ¿cómo afrontas el feedback? ¿eres responsable de dar realimentación a personas de tu entorno? ¿Recibes feedback periódicamente? Me gustaría conocer tu experiencia.

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