¿Realmente es tan urgente?

« Suena el teléfono de la oficina mientras hablas por el móvil. De fondo rechista el email, tienes 83 mensajes sin leer en la bandeja de entrada y subiendo. Intentas seguir la conversación mientras piensas que ya son las 12 de la mañana y tan siquiera te has tomado un café. Tienes que tomar nota de las instrucciones que te dan mientras hablas, pero ¡dónde has puesto el boli! Busca un papel, intenta que la tinta salga, “¿podría repetirme el número de teléfono? Le llamaré lo antes posible” Cuelgas, sigue sonando el fijo pero cuando aciertas a descolgar ya han colgado… »

Quizás te veas reflejado en algún momento de tu jornada, sientes que las agujas del reloj no marcan a 60 segundos el minuto, sino que pueden haber acelerado misteriosamente y ahora el tiempo corre al doble de velocidad, solo treinta segundos por minuto, treinta minutos por hora y cuando te das cuenta ya se te ha ido el día.

Mientras, tú no has hecho nada más que apagar fuegos, cuál bombero al sonar de la campana… salvo que tú no te deslizas por una barra pareciendo un héroe, se te intuye detrás de todos esos papeles y anotaciones, pensándolo bien te asemejas más un antihéroe: despeinado, ojeroso y con mono de café.

Piensas… ¿y ahora qué? 

Tranquilo, todos hemos tenido algún momento de nuestra vida en la que diferenciar lo urgente de lo importante es complicado y echarle la culpa a la situación no nos da la solución. Por eso, aprender a diferenciar entre aquello que realmente requiere nuestra atención inmediata y aquello que puede esperar, nos puede facilitar mucho la gestión del tiempo.

Una de las herramientas que me parecen más sencillas para conocer lo que debo priorizar, es la Matriz de Eisenhower que representa gráficamente un sistema de clasificación de tareas.

La matriz diferencia entre tareas “Importantes” y “Urgentes” y, dependiendo en qué cuadrante esté, podremos tomar decisión de: hacerla inmediatamente, planificarla y hacerla en otro momento, delegarla (si es que podemos) o, simplemente,  desecharla.

Aquí la puedes ver gráficamente (en mi caso los colores también son significativos, pues de una manera más visual me facilitan la clasificación)

Urgente e importante.jpg
Matriz de Eisenhower

De este modo, podremos observar que si el email que acabamos de recibir es muy importante pero su respuesta puede esperar a mañana, quizás podamos anotarlo en la agenda para no olvidarlo y decidir cuándo es el momento oportuno en el que podremos dedicar el tiempo necesario para contestarlo. Una buena planificación de tareas nos permitirá gestionar nuestro tiempo eficazmente y ser más productivos. Contestando a la pregunta inicial que planteaba, ¿realmente es tan urgente?

Yo llevo mi matriz anotada en la agenda, para cuando tengo un día de antihéroe poder consultarla y así decidir cómo priorizarlas. ¿Y tú? ¿Diferencias entre las tareas para decidir cuál afrontar primero? Me gustaría conocer tu experiencia.

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2 thoughts on “¿Realmente es tan urgente?

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